masaduzeni.tr, etkinliğiniz için masa düzeni hazırlamanızı, katılımcıları takip etmenizi ve gerektiğinde katılımcılara bilgilendirme göndermenizi sağlar.

Bu sistemle yalnızca masaları çizmezsiniz. Etkinliğinizi baştan sona yönetirsiniz.

• Etkinlik bilgilerini oluşturursunuz.
• Salon ve kroki seçersiniz.
• Masaları kroki üzerine yerleştirirsiniz.
• Katılımcıların kayıt olmasını sağlarsınız.
• Katılımcıları masalara yerleştirirsiniz.
• Mail veya SMS ile bilgilendirme yapabilirsiniz.
• Etkinlik günü kim nerede oturuyor kolayca takip edebilirsiniz.

Sisteme giriş yaptığınızda sizi yönetim alanı karşılar. Bu alan, etkinliklerinizi yönetmeye başladığınız yerdir.

Eğer daha önce etkinlik oluşturduysanız, kontrol panelinde etkinliğinizle ilgili özet bilgileri görebilirsiniz. Henüz etkinlik oluşturmadıysanız, sistem sizi ilk etkinliği oluşturmaya yönlendirir.

İlk girişte yapmanız gerekenler

1. Kullanıcı bilgilerinizle giriş yapın.
2. Kontrol panelinde aktif etkinlik olup olmadığını kontrol edin.
3. Aktif etkinliğiniz yoksa yeni etkinlik oluşturun.
4. Aktif etkinliğiniz varsa düzenleme veya masa düzeni ekranlarına geçin.
5. Etkinlik yayına alınmadan önce eksik bilgileri tamamlayın.

Etkinlik, sistemdeki ana kayıttır. Masa düzeni, katılımcılar, kayıt sayfası ve bildirimler bu etkinliğe bağlı çalışır.

İlk etkinliği oluştururken temel bilgileri girmeniz yeterlidir. Daha sonra aynı etkinliği düzenleyerek salon, kroki, kayıt ayarları ve diğer detayları tamamlayabilirsiniz.

Etkinlik oluştururken girilecek temel bilgiler

• Etkinlik adı
• Etkinlik tarihi
• Şehir
• Salon seçimi
• Kısa açıklama
• Katılımcılardan alınacak bilgiler
• Kayıt ve erişim türü

Etkinlik oluşturunca ne olur?

Etkinliği oluşturmanız, sistemde yeni bir etkinlik kaydı açar. Ancak bu, katılımcıların hemen kayıt yapabileceği anlamına gelmez.

Etkinliği yayına almadan önce birkaç temel kontrol yapmanız gerekir. Bu kontroller, katılımcıların doğru sayfaya ulaşmasını ve sorunsuz kayıt yapmasını sağlar.

Yayın öncesi kontrol sırası

1. Etkinlik adı ve tarihi doğru mu?
2. Şehir ve salon seçildi mi?
3. Salon için uygun kroki seçildi mi?
4. Masa düzeni oluşturuldu mu?
5. Masa düzeni kaydedildi mi?
6. Katılımcıların dolduracağı bilgiler doğru mu?
7. Erişim türü doğru seçildi mi?
8. Kayıt limiti gerekiyorsa ayarlandı mı?
9. Etkinlik sayfası kontrol edildi mi?
10. Katılımcının masa seçtiği sayfa kontrol edildi mi?
11. Mail/SMS gönderilecekse içerikler hazır mı?
12. Mail/SMS kredileri yeterli mi?

Etkinlik Tanıtım Sayfası Örneği

Etkinlik bilgileri, etkinlik düzenleme sayfası üzerinden değiştirilir. Bilgiler ve/veya fotoğraf eklenebilir.

Etkinlik Masa Düzeni katılımcı girişi

Düzenleme sonrası 2D Görünüm

Düzenleme sonrası 3D Görünüm

Düzenleme sonrası 3D Görünüm

Sistemde katılımcılarla paylaşabileceğiniz iki farklı sayfa mantığı vardır. Bu farkı bilmek, doğru bağlantıyı doğru kişiye göndermenizi sağlar.

Etkinlik sayfası nedir?

Etkinlik sayfası, etkinliği tanıtan sayfadır. Burada etkinlik adı, açıklama, görseller ve etkinlik hakkında bilgiler yer alabilir.

Bu sayfa bir vitrin gibi düşünülebilir. Katılımcı etkinliği buradan görebilir. Etkinliğin ayarlarına göre kayıt sayfasına geçebilir veya davet/katılım talebinde bulunabilir.

Katılımcı masa düzeni sayfası nedir?

Katılımcı masa düzeni sayfası, katılımcının masa ve sandalye seçebildiği alandır.

• Masa düzenini görür.
• Boş sandalyeleri seçebilir.
• Kendi bilgilerini girerek kayıt yapabilir.
• Daha önce kayıt yaptıysa kendi kaydını görebilir veya izin verilen durumlarda değiştirebilir.

Etkinlik sayfası bağlantısı: Katılımcı masa düzeni bağlantısı:

Erişim türü, katılımcıların etkinlik sayfasına ve kayıt alanına nasıl ulaşacağını belirler. Bu ayar çok önemlidir. Yanlış seçilirse katılımcılar kayıt yapamayabilir veya istemediğiniz kişiler kayıt yapabilir.

Herkese açık

Bu seçenek seçildiğinde, bağlantıya sahip olan herkes kayıt sayfasına ulaşabilir. Katılımcı bağlantıya girer, masa düzenini görür, boş bir sandalye seçer ve bilgilerini girerek kayıt yapar.

Ne zaman kullanılır?

• Etkinliğe herkesin kayıt yapabilmesini istiyorsanız.
• Bağlantıyı sosyal medya, web sitesi veya toplu mesajla paylaşacaksanız.
• Katılımcı listesini önceden tek tek belirlemiyorsanız.

Herkese açık şifreli

Bu seçenek seçildiğinde, bağlantıya sahip olan kişiler sayfaya girebilir; ancak devam etmek için belirlediğiniz şifreyi yazmaları gerekir. Şifre doğru girilirse katılımcı masa düzenine ulaşabilir ve kayıt yapabilir.

Ne zaman kullanılır?

• Bağlantıyı paylaşmak istiyor ama sadece şifreyi bilenlerin kayıt yapmasını istiyorsanız.
• Katılımcı grubu belli ama kişiye özel bağlantı göndermek istemiyorsanız.
• Dernek, okul, kurum içi etkinliklerde ortak şifreyle giriş vermek istiyorsanız.

Kapalı / sadece özel bağlantı

Bu seçenek seçildiğinde genel kayıt kapalıdır. Herkes bağlantıya girip kayıt yapamaz. Yalnızca özel bağlantı verilen kişiler kendi kayıt adımlarına devam edebilir.

Ne zaman kullanılır?

• Katılımcı listesini siz belirleyecekseniz.
• Her kişiye ayrı bağlantı göndermek istiyorsanız.
• Davetliler dışında kimsenin kayıt yapmasını istemiyorsanız.
• Katılımcının kendi adına işlem yapmasını istiyorsanız.

Kayıt limiti

Kayıt limiti, etkinliğe kaç kişinin kayıt yapabileceğini sınırlandırır. Limit dolduğunda yeni kayıt alınmaz.

Ne zaman kullanılır?

• Salon kapasitesi sınırlıysa.
• Sadece belirli sayıda katılımcı kabul edecekseniz.
• Fazla kayıt alınmasını istemiyorsanız.

Salon, etkinliğinizin yapılacağı yeri temsil eder. Kroki ise bu salonun masa düzenini hazırlarken kullanacağınız görsel yerleşim alanıdır.

Hazır salonlar arasından seçim yapabilirsiniz. Etkinliğinizin yapılacağı salon listede yoksa yeni salon ekleyebilirsiniz.

Salon bilgisi ile kroki aynı şey değildir

• Salon, etkinliğin yapılacağı mekanın kaydıdır.
• Kroki, masaları yerleştireceğiniz görsel plandır.

Bir salonun birden fazla krokisi olabilir. Örneğin aynı salonun yemek düzeni, toplantı düzeni veya farklı kapasiteye göre hazırlanmış ayrı krokileri bulunabilir.

Kroki, masaları ve sandalyeleri yerleştireceğiniz arka plan görselidir. Bu görsel salonun planı, fotoğrafı veya sade bir çizim olabilir.

Hangi görseller kullanılabilir?

• Salonun çizilmiş planı
• Salonun üstten hazırlanmış kroki görseli
• Boş beyaz bir alan
• Etkinlik alanını temsil eden sade bir arka plan
• Net ve okunabilir bir salon fotoğrafı

Genellikle `.jpg`, `.jpeg` veya `.png` türündeki görseller tercih edilir.

Seçtiğiniz kroki, masa düzeni ekranında arka plan olarak kullanılır. Masaları bu görselin üzerine yerleştirirsiniz. Bu nedenle doğru kroki seçimi, etkinlik günü oturma düzenini doğrudan etkiler.

Masa düzenleme ekranı, seçtiğiniz kroki üzerinde masaları ve sandalyeleri yerleştirdiğiniz alandır. Etkinlik listesinden ilgili etkinliğin masa düzeni ekranına geçebilirsiniz.

Masa düzeni hazırlama sırası

1. Etkinlik için doğru salon ve kroki seçildiğinden emin olun.
2. Kullanacağınız masa tipini seçin veya yeni masa tipi oluşturun.
3. Masayı kroki üzerine ekleyin.
4. Masayı doğru yere taşıyın.
5. Gerekiyorsa masayı döndürün.
6. Masa numarası ve kişi sayısını kontrol edin.
7. Katılımcı yerleşimini yapın veya katılımcıların kendilerinin seçmesini sağlayın.
8. Masa düzeni tamamlanınca kaydedin.

Masa tipi nedir?

Masa tipi, sık kullanacağınız masa şeklini ve kişi sayısını önceden hazırlamanızı sağlar. Örneğin 10 kişilik yuvarlak masa, 8 kişilik dikdörtgen masa veya özel ölçülü bir masa tipi oluşturabilirsiniz.

Masa ekleme, taşıma ve döndürme

Hazırladığınız masa tipini kroki üzerine ekleyebilir, salon planına uygun yere taşıyabilir ve gerekiyorsa yönünü değiştirebilirsiniz. Bu işlemler masa düzeninin görünümünü değiştirir.

Sandalye ve katılımcı yerleştirme

Her masanın kişi sayısına göre sandalyeleri bulunur. Yönetici olarak katılımcıyı kendiniz sandalyeye yerleştirebilirsiniz. Erişim ayarlarınıza göre katılımcılar da boş sandalyeleri seçerek kendi kayıtlarını yapabilir.

Masa düzeni ekranında birbirine benzeyen ama farklı sonuçları olan işlemler vardır. Masa kapatma/açma, masa kilitleme ve kaydetme aynı şey değildir.

Masa kapatma/açma

Masa kapatma, katılımcıların o masaya kayıt yapmasını engeller. Masa tekrar açıldığında uygun sandalyeler yeniden kayıt için kullanılabilir hale gelir.

Masa kilitleme

Masa kilitleme, yöneticinin düzenleme sırasında masayı yanlışlıkla oynatmasını engeller. Bu, düzenleme kolaylığı için kullanılan bir korumadır.

Kaydetme

Kaydetme, masa yerleşim değişikliklerini kalıcı hale getirir. Masaları taşıdıysanız, yeni masa eklediyseniz, masa sildiyseniz veya düzenin genel görünümünü değiştirdiyseniz kaydetmeniz gerekir.

Katılımcı yönetimi, etkinliğe kayıtlı veya davet edilmiş kişileri takip ettiğiniz alandır. Bu ekrandan katılımcıları görebilir, arayabilir, düzenleyebilir, silebilir, sandalyeye yerleştirebilir ve toplu işlemler başlatabilirsiniz.

Katılımcı listesi ne işe yarar?

• Etkinliğe kayıtlı kişileri görürsünüz.
• Kimin hangi masada veya sandalyede olduğunu takip edersiniz.
• Sandalyesiz kalan kişileri fark edersiniz.
• Katılımcı bilgilerini düzenlersiniz.
• Mail veya SMS gönderimi başlatabilirsiniz.

Arama ve filtreleme

Katılımcı sayısı arttığında arama ve filtreleme kullanarak kişilere daha hızlı ulaşırsınız. İsim, iletişim bilgisi, sandalye durumu veya benzeri bilgilere göre listeyi daraltabilirsiniz.

Katılımcı ekleme ve düzenleme

Yeni katılımcı ekleyebilir veya mevcut katılımcının bilgilerini düzenleyebilirsiniz. Katılımcının adı, iletişim bilgileri ve etkinlik formunda istediğiniz diğer bilgiler bu alanda takip edilir.

Katılımcıyı sandalyeye yerleştirme

Yönetici olarak bir katılımcıyı uygun bir sandalyeye siz yerleştirebilirsiniz. Bu işlem özellikle telefonla kayıt alınan, özel davet edilen veya etkinlik günü hızlıca yerleştirilmesi gereken kişiler için kullanışlıdır.

Sandalyeden kaldırma ve katılımcıyı silme farkı

Bir katılımcıyı sandalyeden kaldırmak, o kişiyi etkinlikten silmek değildir. Sadece oturduğu sandalye boşaltılır. Katılımcı kaydı listede kalmaya devam eder.

Sandalyesiz katılımcılar

Sandalyesiz katılımcılar, etkinlikte kayıtlı olduğu halde henüz bir sandalyeye yerleştirilmemiş kişilerdir. Etkinlik öncesinde bu kişileri kontrol etmek, boşta kalan katılımcı olmaması için önemlidir.

Tümünü seç ve toplu işlemler

Liste üzerindeki seçim kutularını kullanarak birden fazla katılımcıyı seçebilirsiniz. Tümünü seç kutusu, listede görünen katılımcıları hızlıca seçmenizi sağlar. Seçim yaptıktan sonra toplu işlemler panelinden toplu mail, toplu SMS veya benzeri işlemleri başlatabilirsiniz.

Özel bağlantı gönderme

Excel işlemleri, katılımcı listesini dışarı almak veya çok sayıda katılımcıyı sisteme topluca eklemek için kullanılır.

Katılımcı listesini Excel olarak alma

Mevcut katılımcı listesini Excel dosyası olarak indirebilirsiniz. Bu dosya etkinlik öncesi kontrol, dışarıda raporlama veya ekip içinde paylaşım için kullanılabilir.

Şablon indirip doldurma

Toplu katılımcı eklemek için önce sistemin verdiği şablonu indirin. Katılımcı bilgilerini bu şablondaki alanlara uygun şekilde doldurun.

Excel’den katılımcı aktarma

Doldurduğunuz Excel dosyasını sisteme yükleyerek katılımcıları içeri alabilirsiniz. Sistem, içeri almadan önce dosyadaki satırları kontrol eder ve sorunlu alanlar varsa size gösterir.

Aktarım öncesi kontrol

Aktarım öncesi kontrolde eksik, hatalı veya uyumsuz satırlar görünebilir. Bu satırlar, dosyada düzeltilmesi gereken bilgiler olduğunu gösterir.

• Eksik ad veya iletişim bilgisi olabilir.
• Email veya telefon formatı hatalı olabilir.
• Aynı kişi birden fazla kez yazılmış olabilir.
• Zorunlu alanlardan biri boş bırakılmış olabilir.

Tekli bildirim, yalnızca bir katılımcıya mail veya SMS göndermek için kullanılır. Katılımcı listesindeki ilgili kişi üzerinden gönderim başlatabilirsiniz.

Ne zaman kullanılır?

• Bir kişiye özel bağlantı göndermek istediğinizde.
• Bir katılımcıya özel hatırlatma yapacağınızda.
• Katılımcının kaydı veya masa bilgisi hakkında bilgi vereceğinizde.

Gönderim için ne gerekir?

Mail göndermek için katılımcının email bilgisi, SMS göndermek için telefon bilgisi olmalıdır. Bilgi eksikse gönderim yapılamaz veya hata oluşabilir.

Kredi kontrolü

Tekli mail veya SMS gönderimi kredi kullanır. Kredi yoksa gönderim başlatılamayabilir. Gönderimden önce kalan kredi bilgisini kontrol edin.

Toplu bildirim, seçtiğiniz birden fazla katılımcıya aynı anda mail veya SMS göndermek için kullanılır. Bu işlem katılımcı listesi üzerinden başlatılır.

Toplu gönderim nasıl başlatılır?

1. Katılımcı listesinden kişileri seçin.
2. Toplu işlemler panelini açın.
3. Toplu Mail veya Toplu SMS seçeneğini seçin.
4. Alıcı sayısını, eksik bilgisi olanları ve kredi durumunu kontrol edin.
5. Her şey doğruysa gönderimi başlatın.

Geçerli alıcı ve bilgisi eksik kişiler

Sistem, seçtiğiniz kişiler içinde gerçekten gönderim yapılabilecek alıcıları gösterir. Email veya telefon bilgisi eksik olan kişiler ayrıca belirtilir.

Tekrar gönderim seçenekleri

Daha önce bildirim gönderilmiş kişilere yeniden gönderim yapmanız gerekebilir. Bu durumda sadece gönderilmemiş olanlara göndermeyi veya tüm seçili kişilere tekrar göndermeyi tercih edebilirsiniz.

Gönderim ilerleme paneli

Toplu gönderim başlatıldıktan sonra ilerleme panelinden kaç kişiye gönderildiğini, kaç kişinin beklediğini ve hata oluşup oluşmadığını takip edebilirsiniz.

Yarım kalan gönderime devam etme

Gönderim bir nedenle tamamlanmadıysa daha sonra ilgili gönderime devam edebilirsiniz. Sistem, bekleyen gönderimleri takip etmenize yardımcı olur.

Hatalı gönderimler ve tekrar deneme

Bazı gönderimler hatalı olabilir. Örneğin iletişim bilgisi yanlış olabilir veya gönderim sırasında geçici bir sorun yaşanabilir. Hatalı gönderimleri kontrol edip gerekirse tekrar deneyebilirsiniz.

Mail ve SMS gönderimleri krediyle çalışır. Kredi, gönderim yapabilmek için kullanılan hakkı ifade eder.

• 1 mail gönderimi, 1 mail kredisi kullanır.
• 1 SMS gönderimi, 1 SMS kredisi kullanır.

Kredi yoksa ne olur?

Kredi yoksa gönderim başlatılamaz veya tamamlanamaz. Toplu gönderimlerde yeterli kredi olup olmadığını başlatmadan önce kontrol edin.

Başarısız gönderimde kredi

Gönderim başarısız olursa kullanılan kredi iade edilir. Başarılı gönderimlerde kredi harcanmış sayılır.

Kredi bilgisi nerede görülür?

Kredi bilgisi katılımcılar ekranında, toplu işlem alanında veya ilgili bildirim ekranlarında görünebilir. Gönderimden önce bu bilgiyi kontrol etmek önemlidir.

Etkinlik günü amaç, kayıtları ve masa durumunu hızlıca takip etmektir. Büyük değişiklikleri aceleyle yapmak yerine önce mevcut durumu kontrol edin.

Hangi ekranlara bakılmalı?

• Katılımcı listesi: Kimlerin kayıtlı olduğunu ve iletişim bilgilerini kontrol etmek için.
• Masa düzeni sayfası: Masaların doluluk durumunu ve sandalye yerleşimini görmek için.
• Bildirim durumu: Gönderilen mail veya SMS bilgilendirmelerini takip etmek için.

Katılımcı listesi nasıl kontrol edilir?

Listeyi açın, son kayıt olan kişileri ve bilgisi eksik katılımcıları kontrol edin. Gerekirse arama alanını kullanarak kişiyi hızlıca bulun.

Masa dolulukları ve sandalyesiz katılımcılar

Masa doluluklarını düzenli olarak kontrol edin. Sandalyesiz katılımcılar, etkinliğe kayıtlı olduğu halde henüz oturma yeri belirlenmemiş kişilerdir. Bu kişileri etkinlik başlamadan önce yerleştirmek önemlidir.

Son gelen kayıtlar nasıl izlenmeli?

Etkinlik günü yeni kayıt gelebiliyorsa katılımcı listesini belirli aralıklarla kontrol edin. Yeni gelen kişinin masa ve sandalye bilgisi oluşmuş mu, gerekirse elle yerleştirme gerekiyor mu bakın.

Katılımcıyı başka sandalyeye alma

Bir katılımcının yerini değiştirmek gerekiyorsa önce mevcut sandalyesini kontrol edin. Ardından uygun yeni sandalyeye alın ve değişikliğin kaydedildiğinden emin olun.

Kapalı masalar ve bildirimler

• Kapalı masaların gerçekten kapalı kalması gerekip gerekmediğini kontrol edin.
• Yanlışlıkla kapalı bırakılmış masa varsa açın.
• Mail veya SMS gönderim durumlarını kontrol edin.
• Eksik veya hatalı gönderim varsa ilgili kişileri ayrıca değerlendirin.

Aşağıdaki hatalar etkinlik hazırlığında en sık karışıklık oluşturan konulardır. Yayına almadan ve etkinlik günü başlamadan önce bu listeyi kontrol edin.

Nasıl önlenir?

• Yayın öncesi kontrol listesini adım adım tamamlayın.
• Özel bağlantı göndermeden önce kişi adını ve iletişim bilgisini kontrol edin.
• Toplu gönderimlerden önce küçük bir deneme yapın.
• Masa düzeninde değişiklik yaptıktan sonra kaydetmeyi alışkanlık haline getirin.

Etkinliği yayına aldım ama katılımcılar giremiyor, neden?

Erişim türü, şifre, kayıt limiti veya etkinlik bağlantısı hatalı olabilir. Önce etkinlik sayfasını kendiniz açarak kontrol edin.

Masa düzenini değiştirdim ama görünmüyor, neden?

Değişiklik kaydedilmemiş olabilir. Masa düzeni ekranında yaptığınız değişikliklerden sonra kaydetme işlemini tamamladığınızdan emin olun.

Bir masayı kapatırsam içindeki kişiler silinir mi?

Hayır. Masa kapatmak katılımcıları silmez. Sadece katılımcıların o masaya yeni kayıt yapmasını etkiler.

Masa kilitleme ne işe yarar?

Masa kilitleme, düzenleme sırasında masanın yanlışlıkla hareket ettirilmesini engeller. Katılımcıya masayı kapatmak anlamına gelmez.

Katılımcıyı sandalyeden kaldırırsam kişi silinir mi?

Hayır. Katılımcı sadece oturduğu sandalyeden kaldırılır. Kişi kaydı katılımcı listesinde kalır.

Aynı kişi başka sandalyeye geçebilir mi?

Evet. Yönetici olarak katılımcıyı uygun başka bir sandalyeye alabilirsiniz. Değişiklikten sonra kayıt durumunu kontrol edin.

Şifreli etkinlikte şifreyi değiştirebilir miyim?

Evet, değiştirebilirsiniz. Ancak eski şifreyi bilen kişiler yeni şifreyi bilmeden giriş yapamaz. Şifre değişirse katılımcıları yeniden bilgilendirin.

Özel bağlantı ile herkese açık bağlantı arasındaki fark nedir?

Herkese açık bağlantı, bağlantıyı bilen herkesin kullanabileceği genel etkinlik bağlantısıdır. Özel bağlantı ise belirli bir katılımcıya ait bağlantıdır ve o kişi adına işlem yapılmasını sağlar.

Excel ile katılımcı yükleyebilir miyim?

Evet. Sistem şablonunu indirip doldurarak katılımcıları topluca yükleyebilirsiniz. Büyük listelerde önce küçük bir deneme yapmanız önerilir.

Toplu SMS veya Mail neden gitmedi?

Kredi yetersiz olabilir, katılımcıların iletişim bilgileri eksik olabilir veya gönderim sırasında hata oluşmuş olabilir. Gönderim durumunu ve kredi bilgisini kontrol edin.

Kredi biterse ne olur?

Kredi biterse yeni gönderim başlatılamaz veya devam eden gönderim tamamlanamayabilir. Kredi ihtiyacınız varsa sistem yöneticinizle iletişime geçin.

Bu liste, etkinliği yayına almadan önce ve etkinlik günü hızlı kontrol yapmanız için hazırlanmıştır.